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New Work: Eine Neue Meetingkultur durch Podcasts!

21. Februar 2022
Asynchrone Meetings mit hearo

New Work ist in aller Munde, auch wenn scheinbar jede:r Einzelne von uns etwas anderes darunter versteht: Flexiblere Arbeitszeiten, mehr Home Office oder die Möglichkeit, 100% remote zu arbeiten, eine bessere Work-Life-Balance oder mehr Freiraum für soziale Projekte. Für wieder andere steht die Frage nach der Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit im Mittelpunkt von New Work. Wie dem auch sei: Es wird genug über New Work, New Leadership oder auch das New Normal diskutiert und geschrieben.

Mehr als 12% unserer Arbeitszeit verbringen wir durchschnittlich in Meetings.

Was bei alldem jedoch fast nie zur Sprache kommt, ist das Thema Meetingkultur. Egal ob digital oder analog, im Konferenzraum oder über Zoom etc.: Laut einer Studie des Meinungsforschungsinstituts Kantar verbringen wir durchschnittlich jede Woche 5,1 Stunden in Meetings. Im Bereich des mittleren Managements und darüber liegt diese Zahl deutlich höher. Was jedoch viel schlimmer ist: Die Hälfte dieser Zeit wird von den Befragten als unnötig bzw. ineffektiv empfunden. Dazu kommt eine nicht unerhebliche Zeit für die Vor- und Nachbereitung bzw. Koordination dieser Termine.

Insgesamt hat die Verlagerung unserer Kommunikation in virtuelle Räume dafür gesorgt, dass die Zeit, die wir in Meetings verbringen, seit 2019 signifikant gestiegen ist. 

Wir kommunizieren und stimmen uns immer noch wie vorher ab, nur eben mit den Tools von heute, im virtuellen Raum. Und wo kein Gespräch auf dem Flur oder über den Schreibtisch hinweg stattfindet, braucht es für jedes Gespräch einen Termin. 

Darunter leidet nicht nur die Produktivität. Dass diese Arbeitsweise und “always online” Mentalität darüber hinaus auch gesundheitsschädlich ist, zeigen auch verschiedene Untersuchungen. Die zunehmend verschwimmenden Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben (New Work!) verstärken diese Entwicklungen weiter.

Asynchrone Abstimmung für mehr Produktivität

Wir müssen lernen, auch asynchron zusammenzuarbeiten und uns zeitlich versetzt untereinander abzustimmen. Die technischen Möglichkeiten dazu existieren seit Langem. Wenn wir wirklich flexibler arbeiten und New Work leben wollen, brauchen wir auch eine neue, asynchrone Meetingkultur. Wer täglich von 08 bis 14 Uhr nonstop in Meetings sitzt, ist weder flexibel noch produktiv. Egal ob im Büro oder im Home Office. 

Wenn das Daily Standup jeden Tag um 09:00 Uhr stattfindet, müssen alle Teilnehmenden ihren Arbeitstag dementsprechend planen. Natürlich hat das auch bisher geklappt, aber wo bleiben dann die viel gepriesenen Vorteile der sogenannten neuen Arbeitswelt? In nahezu allen Bereichen des Berufslebens ergeben sich ständig Veränderungen und Verbesserungen. Aber unsere Meetingkultur ist die Gleiche wie vor 30 Jahren.

Zusätzlich haben sich über die Jahre haben immer neue Formate zur Abstimmung und zum Austausch in unserem Geschäftsalltag etabliert. Dailys oder auch Standup Meetings verfolgen zwar das Ziel nach mehr Transparenz und einer besseren Abstimmung. In der Realität schweifen diese Besprechungen jedoch allzu häufig in nicht enden wollende Monologe und Diskussionen ab.

New Work braucht auch eine neue Meetingkultur. Wir müssen die Art und Weise, wie wir uns untereinander abstimmen und austauschen radikal überdenken. Die Anzahl der Meetings muss drastisch reduziert werden. Wenn es bei New Work wirklich um Flexibilität geht, muss auch unsere Abstimmung untereinander flexibel sein. Und wenn wir im New Normal mehr auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden eingehen wollen, müssen wir ihnen auch die Möglichkeit geben, individuell Informationen abzurufen. Und zwar dann, wenn sie diese brauchen.

Das bedeutet nicht, alle Meetings durch asynchrone Kommunikationskanäle zu ersetzen. Aber es heißt sehr wohl, zu hinterfragen, welche Abstimmungstermine wirklich in dieser Form durchgeführt werden müssen. Bringen sie einen Mehrwert? Sind sie für alle Teilnehmenden zu diesem Zeitpunkt relevant? Die Mehrheit der täglichen Update Calls, Dailys, Standups oder Check-Ins lässt sich sehr wohl durch flexiblere, asynchrone Kommunikationsinstrumente ersetzen.

Nur wenn wir eine neue Meetingkultur zu etablieren, in der asynchrone Kommunikation nicht nur geduldet sondern aktiv gefördert wird, können wir wirklich von den Vorteilen des neuen, digitalen Arbeitens profitieren. Nur, wenn wir eine Kultur schaffen, in der die Teilnahme an möglichst vielen Meetings nicht mit Fleiß gleichgesetzt wird, schaffen wir es, uns von dieser Arbeitsweise zu lösen. Und nur, wenn wir Kolleginnen und Kollegen, die nicht live an einem Meeting teilnehmen, nicht unter den Verdacht der Faulheit stellen, können wir an den Punkt kommen, an dem New Work wirklich auch flexibles und selbstbestimmtes Arbeiten bedeutet.

Eine Unternehmenskultur ändert man nicht von heute auf morgen und der Weg dorthin ist kein leichter. Es hängt von jeder und jedem Einzelnen im Unternehmen ab, ob der Wandel hin zu New Work gelingen kann.

Der internen Kommunikation kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Sie ist nicht nur Spiegel der Unternehmenskultur sondern gleichzeitig auch ihr Treiber. Und eine “falsche” Kommunikationskultur führt dementsprechend zu Fehlentwicklungen im Unternehmen. 

Natürlich ist es nicht ausreichend, neue Kommunikationskanäle einfach nur im Unternehmen einzuführen. Neue Tools und Kanäle müssen erklärt und mit Leben gefüllt werden. Das Top Management muss mit entsprechend gutem Beispiel vorangehen. Und man muss den neuen Kanälen Zeit geben. Denn auch wenn es abgedroschen klingt: Auch die Nutzung von E-Mails hat sich nicht von einem auf den anderen Tag durchgesetzt.

hearo ermöglicht die asynchrone Zusammenarbeit in remote Teams

Sprachnachrichten oder (Micro-)Podcasts sind eine Möglichkeit, mehr Flexibilität in die interne Kommunikation zu bringen. Zudem kann damit asynchrone Abstimmung und Zusammenarbeit effizient ermöglicht werden. 

Durch den Einsatz interner Podcasts reduzieren Sie nicht nur die Anzahl an Meetings signifikant. Sie sparen Zeit, Geld und steigern die Produktivität im Team. Der Begriff Podcast wirkt im Kontext der internen Kommunikation mitunter abschreckend, weshalb man ebenso von Micro-Podcasts oder Sprachnachrichten sprechen kann. Die Audioaufzeichnungen müssen keineswegs immer in höchster Qualität und mit großem Zeitaufwand realisiert werden. Die Aufzeichnung mit dem Smartphone oder am Laptop ist ideal, um sich asynchron im Team abzustimmen.

Mit hearo können Sie Sprachnachrichten, Micro-Podcasts oder aufwändiger Produktionen spielend einfach umsetzen. Aufnehmen, hochladen und mit Ihrem Team oder dem ganzen Unternehmen teilen.

Realisieren Sie asynchrone Meetings mit hearo und reduzieren Sie die Zeit, die Sie in unproduktiven Meetings verbringen. Fangen Sie an, eine neue Meetingkultur im Sinne von New Work zu leben und etablieren. Testen Sie hearo kostenlos und unverbindlich in Ihrem Team! Wir unterstützen Sie dabei.